CONVOCATION À UNE ASSEMBLÉE GÉNÉRALE EXTRAORDINAIRE D’IBA SA

CONVOCATION À UNE ASSEMBLÉE GÉNÉRALE EXTRAORDINAIRE D’IBA SA

- - MARDI 28 MARS 2023 À 14H00 - -

Cher Actionnaire,

Le quorum requis pour la délibération et le vote sur les sujets à l'ordre du jour de l’assemblée générale extraordinaire des actionnaires de la Société qui était convoquée à se tenir le lundi 06 mars 2023 à 10h00 (ci-après, la « 1^ère AGE ») n’a pas été rencontré.

Par conséquent, les actionnaires sont invités à assister à une nouvelle assemblée générale extraordinaire de la Société qui se tiendra le mardi 28 mars 2023 à 14h00 (ci-après, la « 2^ème AGE »), au siège de la Société, situé Chemin du Cyclotron 3 – B-1348 Louvain-la-Neuve (Belgique), en présence du Notaire François Herinckx, en vue de délibérer et de voter sur l'ordre du jour détaillé ci-après (inchangé par rapport à la 1^ère AGE). Une retransmission de la 2^ème AGE est également prévue en ligne, accessible sur inscription préalable ; il ne sera toutefois pas possible de voter en ligne. Il s’agit d’une simple retransmission.

Cette 2^ème AGE pourra valablement délibérer sur les points mis à l’ordre du jour quelle que soit la fraction du capital représentée. En d’autres termes, il n’y a pas de quorum pour cette 2^ème AGE.

Tout comme à l’occasion de la 1^ère AGE, les actionnaires sont fortement encouragés à voter préalablement à la 2^ème AGE, dans les délais légaux, par procuration ou via le formulaire de vote à distance (tous deux étant fournis ci-joint), afin de faciliter le dépouillement des votes.

A noter toutefois : les procurations et formulaires de vote à distance dûment complétés, signés et adressés à la Société préalablement à la 1^ère AGE (le 28/02/2023 au plus tard) restent valables pour la 2^ème AGE (c’est-à-dire qu’ils seront dûment comptabilisés dans les votes), à une condition : que l’actionnaire concerné respecte les formalités d’admission et de participation détaillées ci-après.

Enfin, la Société continue de suivre les évolutions relatives aux mesures sanitaires et, le cas échéant, informera les actionnaires, par communiqué et sur son site internet, de toute évolution qui impacterait les modalités de tenue de la 2^ème AGE et qui pourrait être communiquée en temps utile.

Vous trouverez le détail des formalités d’admission et de participation à la 2^ème AGE ainsi que les formulaires utiles en annexe à la présente convocation, ainsi que sur notre site internet (https://iba-worldwide.com/), sur la page Investor relations > Legal informations > Shareholders’ meetings.

Pour toute question concernant la présente convocation, nous vous invitons à adresser un e-mail à shareholderrelations@iba-group.com.

Veuillez croire, cher Actionnaire, en nos plus sincères salutations.

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Saint-Denis SA
Président du Conseil d’administration
(Représentant permanent : M. P. Mottet)

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ORDRE DU JOUR DE L’ASSEMBLÉE GÉNÉRALE EXTRAORDINAIRE

- - MARDI 28 MARS 2023 À 14H00 - -

1. Prise de connaissance du rapport spécial établi par le conseil d'administration conformément à l’article 7:199 du Code des Sociétés et des Associations (le « CSA ») relatif à la proposition de renouveler le capital autorisé.

• Ce point ne requiert pas de prise de décision et ne sera donc pas mis au vote

2. Renouvellement de l'autorisation octroyée au conseil d'administration d'augmenter le capital, en une ou plusieurs opérations, dans le cadre du capital autorisé (en ce compris, le cas échéant, par l’émission d’obligations convertibles ou de droits de souscription), aux conditions, notamment de durée (cinq ans), prévues aux articles 7:198 et 7:199 du CSA.

• Proposition de décision: approbation.

3. Mise à jour des statuts, si nécessaire, conformément à la décision qui précède

• Proposition de décision : approbation.

4. Renouvellement de l'autorisation spécifique octroyée au conseil d'administration d'augmenter le capital, en une ou plusieurs opérations, dans le cadre du capital autorisé (en ce compris, le cas échéant, par l’émission d’obligations convertibles ou de droits de souscription), dans les cas et aux conditions, notamment de durée (trois ans), prévues à l’article 7:202 du CSA, si, et après que, la FSMA a notifié à la Société une offre publique d'acquisition sur les actions de la Société.

• Proposition de décision : approbation.

5. Mise à jour des statuts, si nécessaire, conformément à la décision qui précède

• Proposition de décision : approbation.

6. Renouvellement de l’autorisation octroyée à la Société d’acquérir ses propres actions, parts bénéficiaires ou certificats, en une ou plusieurs opérations, conformément aux conditions, notamment de durée (cinq ans), prévues aux articles 7:215 et suivants du CSA, (a) à concurrence d’un maximum de vingt pour cent (20 %) du nombre total de titres concernés émis, (b) pour une contre-valeur minimale de dix cents (0,10 EUR) et maximale de vingt pour cent (20 %) supérieure au dernier cours de bourse.

• Proposition de décision : approbation.

7. Mise à jour des statuts, si nécessaire, conformément à la décision qui précède

• Proposition de décision : approbation.

8. Renouvellement de l’autorisation octroyée à la Société d’aliéner ses propres actions, parts bénéficiaires ou certificats, en une ou plusieurs opérations, conformément aux conditions prévues à l’article 7:218 du CSA, en ce compris dans les cas visés aux 3° et 4° de l’article 7:218, §1, alinéa 1, du CSA

• Proposition de décision : approbation.

9. Mise à jour des statuts, si nécessaire, conformément à la décision qui précède

• Proposition de décision : approbation.

10. Renouvellement de l’autorisation octroyée à la Société d’acquérir ou aliéner ses propres actions, parts bénéficiaires ou certificats, en une ou plusieurs opérations, sans autre décision de l'assemblée générale, sur le marché sur lequel ces titres sont cotés ou de toute autre manière, en vue de lui éviter un dommage grave et imminent, conformément à l’article 7:215, §1, alinéas 4 et 5 et à l’article 7:218, §1, alinéa 1, 3°, du CSA, pour une période de trois ans

• Proposition de décision : approbation.

11. Mise à jour des statuts, si nécessaire, conformément à la décision qui précède

• Proposition de décision : approbation.

12. Adaptation de l’article 25 des statuts relatif aux modalités de vote à l’assemblée générale des actionnaires (précision quant à l’usage du formulaire de vote à distance)

• Proposition de décision : approbation de la modification statutaire suivante :
• Article actuel : « Les règles impératives du CSA régissent les modes de convocation aux assemblées générales, de même que les conditions d’admission et les modalités de participation et de représentation à ces assemblées. »
• Article modifié (la modification proposée est soulignée dans le texte) : « Les règles impératives du CSA régissent les modes de convocation aux assemblées générales, de même que les conditions d’admission et les modalités de participation et de représentation à ces assemblées. Le vote par procuration ou formulaire de vote à distance est admis dans les formes prescrites dans les convocations. ».

13. Pouvoirs au Notaire aux fins de coordination des statuts suite aux décisions qui précèdent

• Proposition de décision : approbation.

14. Pouvoirs à des mandataires spéciaux aux fins d’exécuter les décisions qui précèdent, en ce compris la rédaction, la signature et le dépôt de tout document auprès de toute autorité ou administration compétente

• Proposition de décision : approbation de l’octroi de tous pouvoirs à chaque administrateur délégué, au Président du Conseil d’administration, ainsi qu’à M. Christian Matton, Mme Valérie Van Impe, Mme Marie Sirault, Mme Sophie Allart et Mme Marie Gahylle, chacun avec pouvoir d’agir individuellement et de subdéléguer, aux fins de mettre en œuvre les décisions qui précèdent, en ce compris la rédaction, la signature et le dépôt de tout document auprès de toute autorité ou administration compétente.

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FORMALITÉS D’ADMISSION ET DE PARTICIPATION

ASSEMBLÉE GÉNÉRALE EXTRAORDINAIRE DU MARDI 28 MARS 2023 À 14H00 (L’« AGE »)

1.             Deux conditions d’admission à l’AGE : (A) enregistrement des actions (« record date » ou « date d’enregistrement ») et (B) notification de participation

Seules les personnes qui remplissent les deux conditions reprises sous les points (A) et (B) ci-dessous auront le droit de participer à l’AGE, à savoir :

1. 1. L’enregistrement, par l’actionnaire, de ses actions en son nom (c’est-à-dire, la preuve qu’il est titulaire du nombre d'actions pour lesquelles il entend prendre part au vote), au plus tard le 14^ème jour qui précède l’AGE, soit le MARDI 14 MARS 2023 à minuit (la « Date d'Enregistrement »). Cet enregistrement se réalise comme suit:
      1. Pour les actions dématérialisées : l’enregistrement des actions dématérialisées sera constaté par leur inscription au nom de l’actionnaire à la Date d'Enregistrement dans les comptes d'un teneur de comptes agréé ou d'un dépositaire central de titres. Les titulaires d’actions dématérialisées recevront, de la part du teneur de comptes agréé ou de l’organisme de liquidation, une attestation certifiant le nombre d’actions dématérialisées inscrites au nom de l’actionnaire à la Date d'Enregistrement. Ils sont invités à demander à leur institution financière de notifier cette attestation directement à Euroclear Belgium.
      2. Pour les actions nominatives : l’enregistrement des actions nominatives sera constaté par leur inscription au nom de l’actionnaire à la Date d'Enregistrement dans le registre des actions nominatives de la Société. Les actionnaires nominatifs n’ont donc aucune attestation à produire.

et

2. 2. La notification, par l’actionnaire, de son intention de participer à l'AGE et du nombre d’actions pour lesquelles il entend prendre part au vote, au plus tard le 6^ème jour qui précède l’AGE, soit le MERCREDI 22 MARS 2023 à 16 heures.
      1. Pour les actions dématérialisées : cette notification et l’attestation d’enregistrement des actions (voir point (A)(i) ci-dessus) doivent être communiquées à Euroclear Belgium par e-mail (ebe.issuer@euroclear.com).
      2. Pour les actions nominatives : l’actionnaire doit notifier son intention de participer à l’AGE au département juridique d’IBA par email (shareholderrelations@iba-group.com) (voir point 2 ci-après).

2.          Avis de participation

Les actionnaires qui ont déjà adressé à la Société, dans les délais légaux (c’est-à-dire, pour rappel, au plus tard le mardi 28 février 2023) une procuration ou un formulaire de vote (dûment complété et signé) en vue de l’AGE du lundi 06 mars 2023 qui n’a pu se tenir faute de quorum ne sont pas tenus de renvoyer leur procuration ou formulaire de vote mais ils doivent veiller à accomplir les deux formalités d’admission stipulées au point 1(A) et (B) ci-dessus afin que leur vote (tel qu’exprimé dans la procuration ou le formulaire de vote déjà envoyé précédemment) puisse être pris en compte lors de l’AGE du 28 mars 2023.

Les autres actionnaires doivent naturellement accomplir eux aussi les deux formalités d’admission stipulées au point 1(A) et (B) ci-dessus.

Par facilité, un modèle d’avis de participation est mis à la disposition des actionnaires sur le site internet de la Société (https://iba-worldwide.com/), sur la page Investor relations > Legal informations > Shareholders’ meetings.

Pour rappel, comme stipulé au point 1(B) ci-dessus, les avis de participation dûment complétés et signés doivent parvenir à la Société (shareholderrelations@iba-group.com) au plus tard le 6^ème jour qui précède l’AGE, soit le MERCREDI 22 MARS 2023 à 16 heures.

3.          Procurations

Chaque actionnaire peut voter par procuration.

Les modèles de procuration sont mis à la disposition des actionnaires sur le site internet de la Société (https://iba-worldwide.com/), sur la page Investor relations > Legal informations > Shareholders’ meetings.

Les procurations dûment complétées pour chaque (!) point à l’ordre du jour et signées (!) par l’actionnaire doivent parvenir à la Société au plus tard le 6^ème jour qui précède l’AGE, soit le MERCREDI 22 MARS 2023 à 16 heures.

Toutefois, les actionnaires qui remplissent cumulativement les 2 conditions suivantes :

1. 1. avoir déjà adressé à la Société, dans les délais légaux (c’est-à-dire, pour rappel, au plus tard le mardi 28 février 2023) une procuration dûment complétée et signée en vue de l’AGE du lundi 06 mars 2023 qui n’a pu se tenir faute de quorum ;

et

2. 2. notifier à la Société, dans les délais légaux (c’est-à-dire, pour rappel, au plus tard le MERCREDI 22 MARS 2023 à 16 heures) un avis de participation (cfr. point 2 ci-dessus),

ne sont pas tenus de renvoyer une nouvelle procuration. Si ces 2 conditions sont satisfaites, leur précédente procuration reste valable et sera dûment prise en compte pour le calcul des présences et votes.

4.          Vote par correspondance

Chaque actionnaire peut voter par correspondance avant l’AGE au moyen du formulaire ad hoc.

Les formulaires de vote par correspondance sont mis à disposition des actionnaires sur le site internet de la Société (https://iba-worldwide.com/) sur la page Investor relations > Legal informations > Shareholders’ meetings.

Les formulaires de vote dûment complétés pour chaque (!) point à l’ordre du jour et signés (!) par l’actionnaire doivent parvenir à la Société au plus tard le 6^ème jour qui précède l’AGE, soit le MERCREDI 22 MARS 2023 à 16 heures.

Toutefois, les actionnaires qui remplissent cumulativement les 2 conditions suivantes :

1. 1. avoir déjà adressé à la Société, dans les délais légaux (c’est-à-dire, pour rappel, au plus tard le mardi 28 février 2023) un formulaire de vote dûment complété et signé en vue de l’AGE du lundi 06 mars 2023 qui n’a pu se tenir faute de quorum ;

et

2. 2. notifier à la Société, dans les délais légaux (c’est-à-dire, pour rappel, au plus tard le MERCREDI 22 MARS 2023 à 16 heures) un avis de participation (cfr. point 2 ci-dessus),

ne sont pas tenus de renvoyer un nouveau formulaire de vote. Si ces 2 conditions sont satisfaites, leur précédent formulaire de vote reste valable et sera dûment pris en compte pour le calcul des présences et votes.

5.          Questions des actionnaires en lien avec l’ordre du jour

Les administrateurs et le commissaire répondront aux éventuelles questions des actionnaires, conformément à l’article 7:139 du CSA, dans la mesure où ces questions portent sur les points de l'ordre du jour et où la communication de données ou de faits n'est pas de nature à porter préjudice aux intérêts stratégiques de la Société ou aux engagements de confidentialité souscrits par celle-ci, ses administrateurs ou son commissaire, et pour autant que les actionnaires auteurs des questions aient satisfait aux formalités d'admission à l’AGE détaillées au point 1 ci-dessus.

Ces questions devront être formulées par écrit et parvenir au département juridique de la Société (shareholderrelations@iba-group.comshareholderrelations@iba-group.com) au plus tard le 6^ème jour qui précède l’AGE, soit le MERCREDI 22 MARS 2023 à 16 heures.

6.          Documents mis à disposition

Tous les documents relatifs à l’AGE que la loi requiert de mettre à la disposition des actionnaires sont consultables sur le site internet de la Société (https://iba-worldwide.com/), sur la page Investor relations > Legal informations > Shareholders’ meetings, à partir de ce jour.

7.          Actions et droits de vote en circulation

A la date de la présente convocation, le nombre total d'actions en circulation est de 30.282.218, le nombre total de droits de vote en circulation est de 40 159 157 (« dénominateur ») et les actions ne sont pas divisées en classes au sens de l’article 7:155 du CSA.

Il est rappelé qu’une action donne droit à une voix et que toute action nominative inscrite depuis au moins deux années sans interruption au nom de son titulaire dans le registre des actions nominatives et qui répond aux conditions légales (article 7:53 du CSA) bénéficie du droit de vote double prévu par la loi et les statuts pour ces actions par rapport aux autres actions représentant une même part du capital

8.          Modalités pratiques de tenue à l’AGE

L’AGE est une assemblée physique tenue au siège de la Société. La diffusion en ligne permettra uniquement le visionnage en direct. Il ne vous sera pas possible d’intervenir oralement ni d’exprimer un quelconque vote au cours de cette diffusion en ligne.

Pour assister à la diffusion en ligne, il est impératif de vous inscrire préalablement en suivant la procédure suivante :

• envoyez un email à shareholderrelations@iba-group.com en notifiant l’adresse email à laquelle vous souhaitez recevoir l’invitation à la retransmission ;
• vous recevrez ensuite un email d’invitation à la retransmission, à l’adresse email que vous nous aurez communiquée ;
• vous devrez impérativement répondre au lien qui vous sera envoyé (pré-enregistrement obligatoire) ;
• vous pourrez assister à la retransmission au moyen du lien qui vous sera ensuite envoyé par email à cette même adresse.

Veuillez noter, pour la bonne règle, que les signatures sur la liste de présences pourront être acceptées le jour de l’AGE à partir d’un quart d’heure avant le début de l’AGE.

En outre, afin de prendre part à l’AGE sur place et de signer la liste des présences :

• les actionnaires et les mandataires d’actionnaires (porteurs de procuration) devront attester leur identité au moyen d’une pièce d’identité ;
• les représentants d’entités légales devront attester leur identité au moyen d’une pièce d’identité et remettre des documents probants attestant leurs pouvoirs de représentation,

et ce, au plus tard immédiatement avant le début de l'assemblée générale. A défaut, la participation à l'assemblée générale peut être refusée.

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